Executive Assistant / HR Admin

Descripción del empleo

Buscamos una persona altamente organizada, proactiva y discreta para brindar soporte ejecutivo a Dirección/Presidencia y apoyo administrativo al área de Recursos Humanos.

La posición tendrá un foco principal en la gestión del día a día de Dirección, incluyendo la coordinación de agenda, organización de viajes y soporte administrativo de carácter ejecutivo. De forma complementaria, la persona seleccionada dará soporte al área de HR en procesos administrativos y de organización interna.

Es una posición clave, con alta exposición, que requiere confidencialidad, autonomía y orientación al servicio.

Responsabilidades

Executive Support / Apoyo a Dirección

• Gestión y coordinación de la agenda de Dirección/Presidencia.
• Organización de viajes nacionales e internacionales: reservas, itinerarios, cambios de última hora y seguimiento.
• Coordinación de comidas, reuniones y reservas con socios, clientes y otros interlocutores clave.
• Preparación y seguimiento de reuniones, incluyendo logística, documentación y soporte previo y posterior.
• Gestión de gastos, facturas y apoyo en el control presupuestario relacionado con Dirección.
• Atención a necesidades operativas y administrativas del día a día de Presidencia/Dirección.

• Apoyo en la priorización y seguimiento de temas clave para asegurar una gestión eficiente del tiempo y las actividades de Dirección.

HR Support / Apoyo administrativo a Recursos Humanos

• Soporte en tareas administrativas del área de Recursos Humanos.
• Gestión y seguimiento de documentación de empleados/as.
• Apoyo en procesos administrativos vinculados a incorporaciones, archivo, coordinación interna y actualización de información.
• Soporte en la organización de acciones internas, comunicaciones o iniciativas de HR.
• Colaboración en la mejora y orden de procesos administrativos del área.

Administración y soporte general

• Apoyo en la gestión administrativa de oficina: facturas, seguimiento de gastos y coordinación con proveedores.
• Elaboración de reportes simples y seguimiento de información básica de soporte.
• Propuesta de mejoras en procesos internos para ganar eficiencia, organización y calidad en el servicio de soporte.

Requisitos

Imprescindibles

• Experiencia previa en posiciones similares: Executive Assistant, Personal Assistant, Office Management, HR Admin o soporte a alta dirección.
• Experiencia dando soporte directo a perfiles directivos o de presidencia.
• Dominio de herramientas ofimáticas, especialmente Microsoft Office.
• Alta capacidad de organización, planificación y seguimiento.
• Discreción, confidencialidad y manejo adecuado de información sensible.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas, priorizar y resolver incidencias con agilidad.
• Buenas habilidades de comunicación y trato con diferentes interlocutores internos y externos.

Se valorará

• Experiencia previa de al menos 2-3 años en posiciones similares.
• Experiencia con herramientas de RR. HH. Como Personio o similares.
• Conocimientos básicos de procesos laborales y documentación de HR.
• Nivel de inglés B2/C1, especialmente en entornos internacionales.
• Experiencia en coordinación de viajes complejos y gestión de agenda de alta dirección.

Competencias clave

• Proactividad y orientación al servicio.
• Discreción y profesionalidad.
• Atención al detalle y alto nivel de organización.
• Flexibilidad y capacidad de adaptación.
• Capacidad para anticiparse a necesidades y resolver con autonomía.
• Actitud colaborativa y excelente gestión de relaciones.

Qué ofrecemos

• Proyecto estable con posibilidad de crecimiento.
• Buen ambiente y cultura de equipo.
• Flexibilidad horaria.
• Seguro médico.
• Wellhub para cuidar tu salud física y mental.
• Retribución flexible.
• 28 días de vacaciones al año.
• Formación en idiomas.

Descripción de la empresa

Somos una empresa de datos, IA y experiencias que crea un impacto significativo y duradero a nivel global.

Trabajamos estrechamente con nuestros clientes para diseñar trayectorias de crecimiento basadas en datos e insights orientados a resultados medibles. Nuestro profundo conocimiento tecnológico y de arquitectura nos permite implementar soluciones relevantes, integradas y sostenibles a largo plazo.

Desde que Matteo de Brabant fundó la compañía en el año 2000, hemos crecido hasta convertirnos en un equipo internacional, diverso y altamente cualificado. En 2021, el fondo de inversión privado líder a nivel mundial Ardian adquirió una participación mayoritaria en Jakala. Actualmente, contamos con sede en Milán y múltiples oficinas y centros de excelencia en todo el mundo.

Información extra

Status

Inactiva

Estudios requeridos

E.S.O

Localización

Madrid

Tipo de contrato

Trabajo estudiantes

Carnet de conducir

No

Vehículo

No

Carta de motivación

No

Idiomas

Español